Materi Pelajaran Administrasi Perkantoran : Administrasi Keuangan

Pengertian Administrasi Keuangan

Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas

Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan.

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.

Definisi Menurut Para Ahli

Arthur Grager

Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi

George Terry

Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Sondang P. Siagian

Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

William Leffingwell dan Edwin Robinson

Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan.

Ciri-ciri administrasi

1. Adanya kelompok manusia yang terdiri atas 2 orang atau lebih.
2. Adanya kerja sama
3. Adanya proses/usaha
4. Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
5. Adanya tujuan

Dalam Wikipedia bahasa Indonesia

Keuangan adalah mempelajari bagaimana individu, bisnis, dan organisasi meningkatkan, mengalokasi, dan menggunakan sumber daya moneter sejalan dengan waktu, dan juga menghitung risiko dalam menjalankan proyek mereka.

Istilah keuangan dapat berarti:

(1) Ilmu keuangan dan asset lainnya;

(2) Manajemen asset tersebut;

(3) Menghitung dan mengatur risiko proyek.

Keuangan dalam KBBI (2008:1767) diartikan :

(1) segala sesuatu yang bertalian dengan uang;

(2) seluk beluk uang;

(3) urusan uang;

(4) keadaan uang. Contoh dalam kalimat: biaya rumah sakit tidak terjangkau oleh keuanganku. (artinya: kondisi uang/harta/kekayaanku tidak bisa menjangkau biaya rumah sakit)

Ridwan dan Inge (2003)

Keuangan merupakan ilmu dan seni dalam mengelola uang yang mempengaruhi kehidupan setiap orang dan setiap organisasi. Keuangan berhubungan dengan proses, lembaga, pasar, dan instrumen yang terlibat dalam transfer uang diantara individu maupun antara bisnis dan pemerintah.

Pengertian Administrasi Keuangan

Administrasi bukanlah kata yang asing bagi semua orang. Akan tetapi ketika pengertian administrasi ditanyakan pada masyarakat awam, sebagian besar pasti akan menjawab “pembayaran” karena itulah pengertian administrasi yang selama ini dipahami oleh sebagaian besar masyarakat Indonesia. Kita tidak bisa menyalahkan persepsi dari masyarakat yang demikian karena kenyataan yang mereka alami memang seperti itu. Ketika mereka dihadapkan dengan urusan administrasi pasti mereka dimintai pembayaran. Jadi wajar saja jika paradigma mereka seperti itu.      Berbeda ketika kita tanyakan soal administrasi kepada masyarakat yang paham tentang ekonomi. Istilah administrasi secara etimologis berasal dari bahasa latin administration yang dapat berarti pemberian bantuan, pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan, dan pengelolaan.  Di Italia, istilah ini berkembang menjadiadministrazione, menjadi administration  di Perancis, Inggris dan Jerman. Administrasi juga berasal dari kata Belanda, yaitu administratie yang diartikan sebagai istilah tata usaha, yaitu  segala kegiatan yang meliputi tulis menulis, mengetik, koresponden, kearsipan dan sebagainya (office work) . Dalam bahasa Yunani terdiri atas ad dan ministrare yang berarti mengabdi, melayani atau berusaha untuk memenuhi harapan setiap orang.

Secara terminologis, administrasi dalam arti luas merupakan segenap proses pengelolaan/ kerjasama sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien. Menurut Simon, manusia yang administrasi seharusnya mengutamakan kepuasan. Manusia administrasi harus mementingkan kepuasan dan bukan hanya mementingkan hasil maksimal. Sedangkan keuangan merupakan hasil dari proses pencatatan yang merupakan suatu ringkasan dari transaksi-transaksi keuangan yang terjadi selama tahun buku yang bersangkutan. Berangkat dari berbagai pengertian di atas, dapat diartikan bahwa administrasi keuangan adalah proses pengelolaan yang melibatkan semua kegiatan yang berhubungan dengan keuangan, pembuatan laporan keuangan, dan pencapaian tujuan untuk kepentingan bersama.

Administrasi Keuangan

Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu. Administrasi sebagai suatu proses dapay diperinci menjadi 8 unsur umum yang bersifat dinamis, yaitu :

a)      tatakeragaan

b)      tatapimpinan

c)      tatahubungan

d)     tataketerangan

e)      tatakepegawaian

f)       tatakeuangan

g)      tataperbekalan

h)      tatahumas

            Dari 8 unsur diatas yang akan dibahas dalam artikel ini adalah mengenai unsur keenam dalam administrasi yaitu “tatakeuangan” atau “administrasi keuangan”.

            Administrasi Keuangan, adalah suatu “truisme”, atau paling sedikit suatu kenyataan, bahwa biaya yang tersedia bagi suatu negara yang sedang giat melakukan pembangunan, seperti Indonesia, selalu terbatas dibandingkan dengan banyaknya kegiatan pembangunan yang perlu dibiayai. Oleh karena itu logis pula apabila semua usaha harus dilakukan agar supaya biaya yang tersedia, baik yang bersumber dari pendapatan di dalam negeri berupa pajak, tabungan masyarakat, tabungan Pemerintah dan pendapatan negara dari hasil ekspor, maupun yang berupa pinjaman, dikelola penggunaannya sedemikian rupa sehingga dengan biaya yang terbatas itu diperoleh hasil yang maksimal. (Dr, Sondang P. Sagian, M,P.A. Ph. D : Administrasi Pembangunan, Gunung Agung, Jakarta, 1983, hal 156).

            Administrasi keuangan juga dapat berarti rangkaian kegiatan penataan yang berupa penyusunan anggaran belanja, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggungjawaban atas pembiayaan dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

            Dengan perkataan lain, semua langkah yang lebih menjamin penggunaan biaya yang tersedia itu sehingga menjadi lebih efisien, efektif dan ekonomis harus diambil.

            Jelaslah kiranya bahwa masalah yang dihadapi di bidang administrasi keuangan adalah masalah yang sangat kompleks yang pemecahannya memerlukan imaginasi, innovasi, daya pikir serta kreativitas yang besar.

            Secara lebih terperinci dapat dikemukakan beberapa masalah yang kiranya menonjol dalam bidang administrasi keuangan, seperti :

1.      Masalah terbatasnya biaya yang tersedia dan atau mungkin tersedia untuk membiayai usaha-usaha pembangunan yang ingin dilaksanakan demi percepatan peningkatan taraf hidup seluruh rakyat.

2.      Masalah peningkatan kepercayaan rakyat terhadap legitimasi pemerintahannya yang bertindak selaku pelaksana utama kegiatan-kegiatan pembangunan.

3.      Masalah peningkatan kepercayaan pihak negara-negara asing, badan-badan internasional terhadap kemampuan dan kesungguhan aparatur pemerintah untuk menyerap dan menggunakan bantuan dan atau pinjaman yang diberikan demi kepentingan rakyat banyak.

4.      Masalah tidak sesuainya ketentuan parundangan yang mengatur keuangan negara pada umumnya.

5.      Masalah peningkatan kemampuan administrative dari aparat pemerintah untuk memelopori, membina dan melaksanakan kegiatan-kegiatan pembangunan.

6.      Masalah perimbangan keuangan nagara antara Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah, dikaitkan dengan prinsip ekonomi.

7.      Masalah sistem administrasi keuangan yang pada umumnya tidak sesuai lagi dengan alam kemerdekaan, belum berbicara tentang ketidak-sesuaian sistem administrasi keuangan yang ada dengan tuntutan pembangunan.

8.      Masalah masih terdapatnya kekurangan kesadaran rakyat untuk memenuhi kewajiban keuangannya terhadap negara, seperti terdapatnya kecenderungan mengelakkan kewajiban membayar pajak.

9.      Masalah sistem pelaporan yang sering hanya menunjukkan legalitas penggunaanbiaya dan kurang menunjukkan efisiensi penggunaan biaya tersebut.

            Administrasi telah dipelajari secara seksama dengan cara-cara ilmiah dan menurut rangka dasar tertentu, sehingga terkumpullah sekelompok pengetahuan yang dapat dijadikan pedoman bagi kerjasama manusia. Kelompok pengetahuan yang bersasaran administrasi disebut ilmu administrasi. Penelaahan terhadap unsur finansia sebagai suatu konsep atau tatakeuangan sebagai suatu proses menghasilkan sekelompok pengetahuan yang disebut dengan ilmu administrasi keuangan.

            Ilmu administrasi keuangan membahas segenap rangkaian kegiatan penataan penyusunan anggaran, penentuan sumber biaya, cara pemakaian, pembukuan, dan pertanggungjawaban atas pembiayaan dalam kerjasama mencapai tujuan tertentu.

            Kelompok pengetahuan ini telah berkembang menjadi beberapa bagian yang cukup luas.

            Pertama ialah kelompok pengetahuan tentang penyusunan rencana pengeluaran dan penerimaan uang bagi kerjasama itu. Ini merupakan cabang pengetahuan administrasi keuangan yang disebut Penganggaran Belanja. Ilmu baru ini dikenal dengan nama “Planning-Programming-Budgeting System” yang terkenal dengan singkatan “PPBS”. Secara harafiah dapat diterjemahkan menjadi Sistem Penganggaran-Pemrograman-Perencanaan. Tapi menurut makna dan isinya dapat diterjemahkan dengan Sistem Penganggaran Berdasarkan Program dalam rangka Suatu Analisa Sistem atau Sistem Penganggaran Berdasarkan Program dalam Rangka Suatu Perencanaan Tertentu. Secara lebih sederhana untuk mempermudah pemakaiannya dapatlah kiranya dipakai istilah Sistem Penganggaran Berdasarkan Program.

            Suatu segi lain dari administrasi keuangan ialah pencatatan segenap penerimaan dan pengeluaran biaya dalam kerjasama itu. Cabang pengetahuan lainnya dalam administrasi keuangan ialah yang bertalian dengan pemeriksaan mengenai ketepatan tindakan-tindakan dalam bidang keuangan, ini lazim disebut dengan Pemeriksaan Keuangan.

            Unsur administrasi keuangan ini menitikberatkan pada tanggung jawab atas dana untuk berbagai penggunaan dengan kombinasi jenis-jenis pembiayaan yang terbaik, Administrasi keuangan menyangkut hal-hal berikut :

a)      Berapa banyak jumlah dana yang diperlukan.

b)      Dari mana sumber dana.

c)      Kapan dana tersebut akan mulai digunakan.

            Kegiatan administrasi keuangan meliputi hal-hal sebagai berikut :

a)      Perencanaan dan peramalan.

b)      Mengkoordinasikan berbagai keputusan keuangan.

c)      Berintegrasi dengan linkungan.

d)     Pengawasan keuangan membuat catatan dan laporan tentang informasi keuangan.

            Agar lebih efektif dan efisien dalam melaksanakan kegiatan administrasi keuangan, maka perlu dibentuk suatu pebgawasan keuangan. Pengawasan keuangan adalah kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan rencana keuangan. Pengawasan keuangan bukan hanya sekedar mengecek aliran uang/dana, akan tetapi juga behubungan dengan evaluasi rencana yang sedang dilaksanakan. Oloeh karena itu, pengawasan keuangan meliputi 2 langkah pokok, yaitu :

1.      Menentukan standar-standar kegiatan.

2.      Membandingkan kegiatan nyata dengan standar seperti yang dimaksudkan pada butir 1.

            Langkah-langkah tersebut bukan hanya perlu untuk pengawasan kegiatan yang telah direncanakan, akan tetapi juga dan bahkan tidak kurang pentingnya untuk menyususn rencana yang akan datang.

            Dalam perkembangannya administrasi sering dikaitkan dengan menejemen keuangan. Dalam praktiknya, administrasi keuangan dan manajemen keuangan memiliki beberapa kesamaan. Di era globalisasi ini istilah manajemen keuangan lebih popular dari pada administrasi keuangan.

            Manajemen keuangan adalah pembelanjaan perusahaan yang dipelajari dari seginya seorang manajer keuangan. Manajemen keuangan bersangkutan dengan urusan keuangan, meskipun tidak semua yang berkaitan dengan uang menjadi monopoli manajemen keuangan. Manajemen keuangan dapat diartikan sebagai pengetrapan fungsi perencanaan dan pengawasan kedalam fungsi keuangan. (Walker, W. Ernest : Essentials of Financial Management, Prentice Hall, New Delhi, 1978, hal. 1-2).

            Sebagai pelengkap perlu diketengahkan peranan yang dijalankan oleh seorang manajer keuangan. Peranan atau dapat juga disebutkan sebagai fungsi yang dipaparkan dibawah ini, sedikit banyak merupakan simplifikasi/penyederhanaan dari fungsi manajer keuangan yang pada hakekatnya sangat kompleks.

1.      Perencanaan keuangan (financial planning)

a.       merencanakan peminjaman, apabila hal ini harus dilakukan

b.      merencanakan dan membuat forcasing penerimaan dan pengeluaran

c.       memberikan advis tentang pembayaran keuangan

d.      menyusun laporan keuangan

2.      Pengelolaan uang kas (cash mamagement)

a.       membuka rekening bank dan melekukan setoran (deposit)

b.      mengatur kas kecil dan giro bank

c.       mengatur pembayaran atas kewajiban yang jatuh temponya

d.      menyelenggarakan catatan tentang transaksi kas

3.      Pengelolaan kredit (credit management)

a.       pengaturan tagihan-tagihan

4.      Pengurusan surat berharga (security flotation)

a.       mengatur pembayaran-pembayaran kembali pinjaman (angsuran)

b.      menanda-tangani cek

            Salah satu cara menelaah dan mempelajari keadaan keuangan ialah dengan cara analisa rasio keuangan. Untuk membuat keputusan rasional yang sesuai dengan tujuan, seorang manajer finansial haruslah mempunyai alat-alat analisa tertentu. Analisa keuangan dilakukan baik oleh pihak luar (ekstern) maupun pihak dalam (intern). Bagi perusahaan sendiri, analisa terhadap keuangannya akan membantu dalam perencanaan perusahaan.

            Untuk menilai prestasi dan kondisi perusahaan, seorang analisis keuangan memerlukan ukuran-ukuran tertentu. Ukuran yang sering kali dipergunakan adalah rasio, yang menunjukkan hubungan antara dua data keuangan. Analisa dan penafsiran berbagai rasio akan memberikan pemahaman yang lebih baik terhadap prestasi dan kondisi keuangan dari pada analisa terhadap data keuangan saja.

            Analisa rasio keuangan menyangkut dua jenis perbandingan. Pertama, analisis dapat membandingkan rasio saat ini dengan rasio-rasio di masa lalu dan yang diharapkan di masa yang akan datang untuk perusahaan yang sama. Dalam pembandingan dari waktu ke waktu, lebih baik dilakukan pembandingan data aslinya juga dan bukan semata-mata pembandingan rasio-rasio saja.

            Metode-metode pembandingan yang kedua adalah membandingkan rasio-rasio suatu perusahaan dengan perusahaan-perusahaan laun yang sejenis dan kira-kira sama ukurannya, atau dengan rata-rata industri pada saat yang sama. Pembandingan semacam itu memberikan pemahaman atas prestasi dan kondisi finansial perusahaan relatif terhadap industri.

            Pada umumnya berbagai rasio yang dihitung bisa dikelompokkan kedala empat tipe dasar :

1.      Rasio likuiditas, yang mengukur kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban finansial jangka pendeknya.

2.      Rasio leverage, yang mengukur seberapa jauh perusahaan dibelanjai dengan utang.

3.      Rasio aktivitas, yang mengukur seberapa efektif perusahaan menggunakan sumber dayanya.

4.      Rasio profitabilitas, yang mengukur efektivitas manajemen secara keseluruhan sebagaimana ditunjukkan dari keuntungan yang diperoleh dari penjualan dan investasi.

Artikel Lainnya :

• Materi Bahasa Indonesia : Pronomina
• Materi Bahasa Indonesia : Kata Penghubung (Konjungsi)
• Materi Bahasa Indonesia : Verba Aktif dan Verba Pasif
• Materi Komunikasi Data
• Materi Komputer Terapan
• TUTORIAL MEMBUAT DATA KARYAWAN MENGGUNAKAN DREAMWEAVER
• Sejarah Kewirausahaan
• Materi Pelajaran Administrasi Perkantoran : Administrasi Keuangan